Tabla de Contenidos
Introducción
En este post hablaremos del maestro de artículos de una empresa. El día a día de las compañías está basado en decisiones estratégicas: Implementar un ERP o un WMS, generar una promoción de alguna categoría con baja rotación, optimizar el espacio del almacén, importar una cantidad de productos de acuerdo con la demanda, redistribuir una planta, etc.
Estos ejemplos de determinaciones o proyectos tienen un factor en común y es la necesidad de tener un maestro de artículos correctamente ordenado y categorizado. Lo anterior es muy importante pues una decisión basada en un maestro mal elaborado puede generar muchos problemas para la compañía.
El maestro de artículos, también conocido como catálogo de productos, sintetiza toda la información relevante física, clasificatoria y referencial de los productos en una empresa. A continuación te compartiré algunos consejos para elaborar tu propia base de datos de productos.
Consejo 1: Maneja una metodología única para nombrar tus artículos
Este consejo lo considero muy útil para evitar confusiones cuando tengas un catálogo de productos muy amplio. Es necesario definir y consensuar con todos los involucrados una sola forma de nombrar los productos en el maestro de artículos. Por ejemplo una definición de nombre podría ser:
| Definición | Ejemplos |
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Nombre - Marca - Cantidad - Unidad Medida |
Ejemplo 1: Pañal adulto Bebeplus x 50 Unidades
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Ejemplo 2: Salsa de tomate Tomatón de 200 Gr.
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Marca - Nombre - Cantidad - Unidad Medida |
Ejemplo 1: Dulce Manjar Chocolate blanco x 500 Gr.
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El manejar una sola forma de nombrar productos te ayudará no solo a tener un catálogo prolijo y ordenado sino que también facilitará la revisión de productos repetidos de una manera más rápida.
Consejo 2: Limpia de tu maestro de artículos los productos no vigentes u obsoletos así como los repetidos
A la hora de elaborar tu maestro de artículos debes limpiar aquellos ítems que ya no se comercializan o que están discontinuados por el proveedor. Ocurre en empresas donde ingresan artículos nuevos de manera constante que la cantidad de SKU’s ronda entre 8.000 y 20.000 productos.
Cuando tienes bases de datos grandes los diferentes softwares (WMS , ERP, MRP, etc.) tardan más en procesar la información debido a la carga de datos. Es por lo tanto mi recomendación hacer lo siguiente:
- Manejar mínimamente los estados Vigente, No Vigente y Discontinuado.
- Los productos Vigentes son aquellos que pueden seguir siendo fabricados o adquiridos del proveedor para su venta con normalidad.
- Los productos No Vigentes son aquellos que por un tiempo determinado no estarán disponibles pero existe la posibilidad de que se reestablezca su venta y por lo tanto no deberían ser dados de bajas del Maestro de artículos.
- Los productos Discontinuados son aquellos que ya no formarán parte del maestro de artículos ya sea porque el proveedor dejo de fabricarlos o porque el producto en sí no tuvo buenos resultados y por lo tanto ya no es requerido.
Consejo 3: Coordina con los otros equipos los atributos que tendrán los productos.
Un maestro de artículos debe contener información relevante para todas las áreas. Por ejemplo, para un frasco de salsa de tomate, el equipo comercial deberá necesitar características como la marca, el grupo al que pertenece el producto, el precio de venta entre otros datos. En cambio el equipo logístico necesitara información como volumen, peso, si es perecedero, código EAN, etc.
Es por eso que siempre es importante que todas las áreas de la organización que estén alineadas de tal manera que cada equipo pueda incluir los datos que considere relevantes y hacer un maestro de artículos mucho mas nutrido.
En la tabla mostrada a continuación podrás apreciar algunos de los atributos que puedes incluir en tu maestro de artículos. Cabe mencionar que la elección de estos dependerá de la naturaleza del negocio en la que te encuentres.
Algunos ejemplos de atributos importantes para los diferentes equipos que suelen estar en el maestro de artículos
Consejo 4: Maneja la volumetría de todos tus productos
La volumetría de los productos es un dato fundamental para buscar la optimización logística y de exhibición en tiendas pues teniendo las dimensiones de tu artículo tu puedes determinar la cantidad de espacio requerido en el almacén, el espacio requerido en una caja para armar un pedido, la cantidad de unidades del producto que pueden ser exhibidas en una góndola, entre muchas cosas mas.
Sin embargo esto puede ser una labor titánica si manejas muchos SKU’s o si no cuentas con todos los productos de forma física (por ejemplo un producto que esté temporalmente descontinuado). Es por eso que te recomiendo ir consiguiendo estos datos de manera escalonada (de donde puedas conseguir un mayor volumen de datos hasta finalizar con los artículos restantes) siguiendo el siguiente método:
1. Habla con el proveedor
La mayoría de las veces el proveedor maneja la información de volumetría de sus artículos ya sea por la importaciones que realiza o porque realiza el diseño del packaging y por lo tanto puede facilitarnos el trabajo.
2. Trata de conseguir el producto en tu depósito o tiendas
Si luego de solicitar información a los proveedores todavía te quedan productos pendientes, trata de dirigirte a tomar los datos a los lugares con mayor concentración de estos empezando por el depósito y continuando con las salas más grandes (en el caso de tener varias tiendas).
3. Maneja promedios comparando con productos similares
Una vez finalizados los puntos 1 y 2, puede llegarte a ocurrir que sigan faltando algunos productos que están vigentes pero que no pudiste conseguirlos en el momento de tomar los datos. Lo más seguro es que sea un porcentaje mínimo del total de artículos por lo que te recomendamos tomar un dato promedio para sus medidas basándote en productos de similares características. Por ejemplo, si no tienes las dimensiones de la mayonesa marca A de 500 Grs. pero tienes las de las mayonesas marca B y marca C de similar peso, toma el promedio de ambas para asignarla al artículo A de forma temporal hasta conseguir la información real.
Siempre hay que tener cuidado con las unidades en las que manejemos el volumen (cm3, mm3, m3, etc.)
Consejo 5: Define un número limitado de personas que manejen el maestro de artículos
Un error muy común es que el maestro de artículos es constantemente modificado por varias personas. Esto puede significar un problema muy serio pues algunos cambios pueden afectar diferentes análisis o reportes generados por otras áreas. Por lo cual sería bueno trabajar en los siguientes aspectos:
- Nombrar máximo 3 personas con las autorizaciones de modificar el maestro de artículos. Estas personas pueden ser de diferentes departamentos.
- Todo cambio debería ser solicitado y aprobado por jefaturas o encargados de las áreas siendo también necesario comunicarlo a todos los equipos para que todos estén alineados.
- Cada cambio debería realizarse fuera de la jornada laboral y confirmando que no hayan reportes en elaboración. Esto para no afectar el trabajo de los otros equipos.
Un equipo multi área te permitirá tener un catálogo de productos mas enriquecido
Estoy seguro que con estos 5 consejos podrás tener un catálogo de productos muy prolijo y de mucha utilidad para cualquier proyecto o implementación que desees realizar.
Thx